Visie, structuur en cultuur: de wisselwerking bepaalt de samenwerking

Als samenwerking niet lekker loopt, komen al snel verschillende onderwerpen op tafel. Er is te weinig vertrouwen. Rollen zijn niet helder. We missen focus. Of we moeten iets doen aan de cultuur.

Daar kan zeker een deel van de verklaring liggen. Maar in de teams en organisaties die ik de afgelopen jaren heb begeleid, zie ik steeds weer dat visie, structuur en cultuur voortdurend in elkaar grijpen.

Wat op het eerste gezicht een cultuurvraag lijkt, kan mede worden veroorzaakt door onduidelijke verantwoordelijkheden of niet goed lopende werkprocessen. Wat een structuurprobleem lijkt, kan samenhangen met verschillende beelden van waar je samen naartoe wilt. En een verandering van richting kan weer iets vragen van de manier waarop je het werk organiseert én met elkaar samenwerkt.

Visie, structuur en cultuur staan daarom niet los van elkaar. Ze beïnvloeden elkaar voortdurend. Juist die wisselwerking is essentieel voor goede samenwerking en teamkracht.

Visie en doel: waar willen we samen naartoe?

Visie gaat over de gezamenlijke bedoeling. Waar staan we als team voor opgesteld? Wat willen we bereiken? Waar dragen we aan bij? Welke keuzes horen daarbij? En vooral: voor wie doen we het?

Een team functioneert niet in een vacuüm. Er zijn klanten, inwoners, patiënten, collega’s, partners of andere stakeholders voor wie het werk uiteindelijk betekenis moet hebben.

Ook in bekende organisatieprincipes zie je die verbinding tussen richting en uitvoering terug. Neem Lean. Daarin staan het stroomlijnen van processen en het tegengaan van verspilling centraal. Wat in gesprekken over Lean nog weleens uit beeld raakt, is een belangrijk vertrekpunt: welke waarde wil je voor de klant creëren? Vanuit die waarde kijk je vervolgens hoe je processen zo organiseert dat ze daaraan bijdragen.

Dat is voor mij een kern van goede samenwerking. Je kunt intern uitstekend georganiseerd zijn, maar als niet helder is waaraan je gezamenlijk wilt bijdragen, optimaliseer je misschien iets wat uiteindelijk weinig waarde toevoegt.

Als je de visie en gezamenlijke bedoeling met elkaar helder op het netvlies hebt, geeft dat richting aan de samenwerking. Tegelijkertijd blijft die richting dynamisch. Het gesprek over structuur en cultuur kan de gezamenlijke bedoeling verder verhelderen, aanscherpen of aanleiding geven om de richting bij te stellen.

Ook daarin zie je de wisselwerking: visie en doel geven richting aan structuur en cultuur, terwijl wat je daarin tegenkomt ook weer invloed kan hebben op de richting.

Structuur en werkwijze: hoe loopt de samenwerking in de praktijk?

Structuur kan gemakkelijk voelen als het meest vaststaande onderdeel van samenwerking. Rollen zijn verdeeld, werkprocessen ingericht, overlegmomenten gepland en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het zijn ook onderwerpen die al snel als organisatorische details worden gezien.

Maar structuur en werkwijze gaan juist ook over de dagelijkse praktijk. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie beslist? Wanneer betrekken we elkaar? Hoe verloopt de communicatie? Hoe dragen we werk over? Hoe zijn werkprocessen ingericht? Hoe houden we zicht op voortgang? Hoe maken we afspraken en hoe zorgen we dat besluiten en acties daadwerkelijk worden opgevolgd?

Dat zijn geen organisatorische details. Ze bepalen mede hoe de samenwerking iedere dag functioneert.

Een onduidelijke structuur of niet goed lopende werkprocessen kunnen zich bovendien gemakkelijk voordoen als een cultuurprobleem. Mensen bemoeien zich met elkaars werk. Iemand voelt zich gepasseerd. Besluiten worden opnieuw ter discussie gesteld. Acties blijven liggen. Er ontstaat irritatie.

Dan kun je werken aan vertrouwen of gedrag. Maar misschien vraagt de samenwerking óók om duidelijkere verantwoordelijkheden, betere overdracht, andere werkprocessen of helderdere afspraken over besluitvorming en opvolging.

Structuur en werkwijze gaan daarmee niet alleen over wat formeel is vastgelegd. Het gaat ook over hoe verantwoordelijkheden, communicatie, overdracht, besluitvorming en werkprocessen in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk op elkaar aansluiten.

Cultuur en onderstroom: wat gebeurt er tussen mensen?

Cultuur gaat over wat er tussen mensen gebeurt, zichtbaar én minder zichtbaar.

Welke waarden vinden we belangrijk? Hoe gaan we met elkaar om? Kunnen we van mening verschillen? Durven we een ander perspectief in te brengen? Spreken we elkaar aan? Kunnen we zeggen dat we iets niet weten? Wat gebeurt er als belangen botsen? En welke patronen of spanningen spelen mee zonder dat ze altijd expliciet worden uitgesproken?

Het bekende model van Patrick Lencioni biedt hiervoor een interessant perspectief. Hij beschrijft vijf samenhangende elementen van teamfunctioneren: vertrouwen, ruimte voor constructief conflict, commitment, elkaar aanspreken op verantwoordelijkheid en aandacht voor het gezamenlijke resultaat.

Dat maakt ook duidelijk dat cultuur veel meer is dan sfeer. Een team waarin iedereen het goed met elkaar kan vinden, hoeft nog geen sterk samenwerkend team te zijn. Verschil van inzicht kan juist waardevol zijn, als mensen dat verschil kunnen onderzoeken en vervolgens gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor gemaakte keuzes.

Maar ook hier zie je de wisselwerking.

Je kunt mensen vragen elkaar aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Dat wordt lastig als die verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn. Je kunt commitment verwachten. Dat wordt ingewikkeld als mensen verschillende beelden hebben van waar ze gezamenlijk naartoe werken. En je kunt investeren in vertrouwen. Maar als werkprocessen voortdurend voor onduidelijkheid en irritatie zorgen, heeft ook dat invloed op de onderlinge samenwerking.

De kracht zit in hoe ze op elkaar inwerken

Visie en doel, structuur en werkwijze, cultuur en onderstroom zijn alle drie van belang. Maar het gaat niet om drie vakjes die je één voor één kunt afvinken. Ze werken voortdurend op elkaar in.

Een verandering in richting kan vragen om andere rollen of werkprocessen. Een andere werkwijze kan gevolgen hebben voor gedrag en onderlinge verhoudingen. En wat er in de cultuur of onderstroom gebeurt, kan zichtbaar maken dat afspraken, werkprocessen of de gezamenlijke richting opnieuw aandacht vragen.

Bij teamontwikkeling kan het accent prima op één van de drie liggen. Maar welk perspectief op dat moment ook de meeste aandacht vraagt, de andere twee houd je in beeld. Juist in die wisselwerking wordt vaak zichtbaar waar samenwerking vastloopt, maar óók waar ruimte zit om verder te komen.

Wat betekent dit voor je eigen team?

Wil je de samenwerking in je team verbeteren? Kijk dan niet alleen naar het meest zichtbare probleem, maar onderzoek het vanuit alle drie de invalshoeken.

Visie en doel: Waar willen jullie gezamenlijk naartoe? Voor wie doen jullie het? En is dat voor iedereen voldoende helder?

Structuur en werkwijze: Hoe loopt de samenwerking in de dagelijkse praktijk? Zijn verantwoordelijkheden en besluitvorming helder? Hoe verlopen communicatie, overdracht, werkprocessen en opvolging?

Cultuur en onderstroom: Wat gebeurt er tussen jullie als teamleden, zichtbaar én minder zichtbaar? Kunnen verschillende perspectieven op tafel komen? Spreken jullie elkaar aan en nemen jullie gezamenlijk verantwoordelijkheid voor gemaakte keuzes?

En stel daarna vervolgens de vraag: Hoe beïnvloeden deze drie elkaar?

Die vraag kan een ander licht werpen op wat er speelt. Een cultuurprobleem blijkt misschien óók een structuurvraag. Gedoe over verantwoordelijkheden kan iets zeggen over de gezamenlijke richting. En een nieuwe koers kan vragen om andere afspraken, werkprocessen of gedrag.

Dat bredere beeld helpt om vervolgens gerichter te bepalen waar beweging nodig is.

Samenwerking versterken

Deze manier van kijken gebruik ik ook in mijn werk vanuit Bureau Moondance. Ik help teams en organisaties om helder te krijgen wat er werkelijk speelt en waar beweging nodig is. In teamsessies en strategische sessies brengen we verschillende inzichten bij elkaar en werken we toe naar richting en concrete vervolgstappen.

Die manier van werken komt ook terug in de trainingen van Moondance. In de training Ketenkracht staat samenwerken over de grenzen van teams en organisaties heen centraal. In de training Vergroot je creatieve denkkracht leren professionals en teams anders naar vraagstukken kijken, verschillende invalshoeken benutten en nieuwe mogelijkheden ontdekken.

De vorm en het vraagstuk verschillen. De kern blijft hetzelfde: niet te snel vanuit één invalshoek naar een oplossing, maar eerst breder kijken naar wat er speelt. Zo wordt duidelijker waar je moet beginnen en wat nodig is om samen verder te komen.