Met energie online vergaderen, vier uitgangspunten

De komende maanden ontmoeten we elkaar volop via het scherm. Vergaderingen, één-op-één meetings, events: bijna alles zal online gaan. Ideaal is dat niet, er gaat niets boven live contact, maar we krijgen er wel steeds meer handigheid in. De online-vergader-etiquette kennen we inmiddels wel. Met het doortastend begeleiden van digitale sessies zijn we niet altijd even minder bekend. Dat is jammer, want het is juist belangrijk om dynamiek, sfeer en structuur goed in de gaten te houden. Het kan het verschil maken tussen een inspirerende of een vermoeiende meeting.

De afgelopen maanden heb ik veel sessies online begeleid. Dat was zowel interessant als leerzaam. Ik heb gezien en ervaren wat er allemaal fout kan gaan, wat de do’s zijn en de don’ts. Hierbij vier uitgangspunten die je als gespreksleider op weg kunnen helpen. Natuurlijk, er valt veel meer te zeggen, maar hiermee heb je al een flinke stap gezet.

Mindset

Er gaat niets boven een live ontmoeting. Door alle coronaperikelen zit dat er echter nu zakelijk vaak niet in. Daar kun je erg van balen, maar je kunt het ook accepteren: hier moeten we het nu mee doen. Als je als gespreksleider de situatie accepteert en er van daaruit het beste van wilt maken, dan is de kans groot dat dit een aanstekelijk effect heeft. Jouw houding en vibe worden opgepikt door anderen. Ook draagt acceptatie bij aan het verbeteren van de randvoorwaarden om je sessies kwalitatief te verbeteren. Vol energie verbeterde ik bijvoorbeeld mijn werkplek en bedacht ik allerlei werkvormen die mijn sessies telkens beter maakten.

Wees jezelf, no matter who you are

Het is een open deur maar net als bij fysieke sessies, vormt het in je eigen kracht en kern staan een belangrijke voorwaarde voor het leiden van een energieke en kloppende sessie. Dat betekent bijvoorbeeld dat je iemand onderbreekt als je denkt het nodig is of een grapje maakt via de chat als dat passend is én bij je past. Volg je intuïtie en durf erop te vertrouwen. Dat kan soms betekenen dat je het hele sessieschema spontaan omgooit als je voelt dat dat beter is.

Niks mis met offline

Er zijn tal van online technieken die je kunt gebruiken. Ik leer zelf regelmatig nieuwe. Maar bijt je er niet in vast en durf te variëren. Je kunt elkaar ook bellen of mailen tijdens een break out sessie. Als dat makkelijker is en minder gedoe oplevert: gewoon doen. Fixeer je dus niet teveel op techniek.

Maak het rond

Zorg dat je goed afrondt. Maak echt tijd voor de afronding, ook al ben je inhoudelijk niet helemaal klaar. Juist bij online sessies verbreek je letterlijk de verbinding: ‘weg is weg’. Bij een offline-vergadering is afronding al belangrijk, hier helemaal.

Met deze vier uitgangspunten ben je al behoorlijk op weg. Ze vormen een opmaat voor geslaagde online sessies en vergaderingen. Succes!