“Heel erg bedankt voor jullie fantastische bijdrage! Wat hebben we met elkaar mooie ideeën bedacht.” De brainstormleider sluit met deze woorden de sessie af waaraan ik heb deelgenomen. Hij doet dat allerhartelijkst, daar is niets mis mee. Hij laat goed merken dat hij veel aan de bijdrage van de deelnemers heeft gehad. Maar toch mist er iets.
In mijn ogen is het belangrijk zowel qua inhoud als sfeer om de sessie of workshop ‘rond te maken’. Of het nu gaat om creatief brainstormen of bijvoorbeeld een teamdag. Als het goed is heb je in een goede sfeer met elkaar intensief samengewerkt. Je doet recht aan deze sfeer door aan het einde hier aan te refereren en iedereen hierover een uitspraak te laten doen. Dat kun je mondeling plenair doen, of in duo’s. Je kunt ook mensen vragen iets op te schrijven en op te hangen. Daarnaast kun je deelnemers een vraag stellen die gaat over de inhoud van de sessie. Je hebt tijdens de sessie waarschijnlijk al inhoudelijk conclusies met elkaar getrokken, maar dat doe je meestal plenair. Het is prettig en nuttig om aan het einde (‘rondvraag’) alle deelnemers individueel een laatste input te laten geven. Zorg dat je zo’n 15 minuten tijd over hebt om hier aandacht aan te besteden.
Bedenk een vraag die bij jouw persoonlijkheid en de sessie past. Voorbeelden van vragen zijn:
Welk woord, symbool of beeld geef jij aan deze sessie? (Laat de deelnemers dit aan de hand van een tekening of plaatjes uit tijdschriften uitbeelden.)
Vaak worden de resultaten van zo’n sessie enkele dagen na de sessie door iemand geanalyseerd en worden keuzes gemaakt. Geef hem of haar mee: welke idee of gedachte mag volgens jou ‘niet in de prullenbak gegooid worden’? (Men mag er slechts één noemen.)
Of richt je wat minder op de opgebrachte ideeën en laat de deelnemers gericht advies geven, in maximaal 20 woorden geformuleerd (zo dwing je mensen om tot echt focus en afronding te komen).
Je doet een gedachte-experiment: je komt straks thuis of je komt morgen op je werk, wat vertel je over deze sessie?
Of maak het wat meer symbolisch: deel gouden kaartjes uit. Laat iedereen het (volgens hem of haar) ‘gouden idee’ van de sessie opschrijven en geef dat mee aan de opdrachtgever of sessieleider. (In een koffertje?)
Haak aan bij een brainstormmethode die je ingezet hebt tijdens de sessie. Heb je bijvoorbeeld de klant centraal gezet door je in te leven in klanten, laat dan fictief die klanten nu opnieuw aan tafel zitten en laat iedere deelnemer individueel iets inhoudelijks over wat de sessie heeft opgeleverd tegen deze fictieve klant zeggen.
Daarnaast kun je als afronding er voor kiezen om mensen actief uit te nodigen nabranders op te sturen. Dat kun je doen door een ansichtkaart (met een leuke passende afbeelding) uit te delen voorzien van een postzegel en het postadres van degene die wat met de resultaten gaat doen. Of je opent een email box met een leuke passende naam.
Door echt even tijd te besteden aan de afronding en door iedereen de kans te geven zich uit te spreken (mondeling of op schrift), werk je verbindend. Verbindend onderling en verbindend aan de inhoud. Dit komt het groepsproces, de sfeer én de inhoud ten goede. Want door te letten op deze kleine dingen voelen mensen zich gewaardeerd. En dat is belangrijk voor succes op de werkvloer.
Dit artikel verscheen eerder op de website van Intermediair.
Opmerkingen