Afsluiten van je sessie: maak het rond

Een goede sessie eindigt niet wanneer de laatste ideeën op de flap staan. Juist de afronding bepaalt vaak wat deelnemers meenemen, onthouden en later in de praktijk brengen.

Waarom het afsluiten van een sessie belangrijk is

Of het nu gaat om een brainstorm, een strategiesessie of een teamdag: als mensen intensief hebben samengewerkt, is het waardevol om daar bewust bij stil te staan. Niet alleen om de sessie mooi af te ronden, maar ook omdat deelnemers zich meer verbonden voelen met de uitkomsten. Bovendien levert een laatste ronde vaak nog waardevolle inzichten of accenten op die anders niet meer boven tafel zouden komen.

Reserveer tijd

Reserveer daarom aan het einde ongeveer vijftien minuten voor een gezamenlijke afronding. Dat kan plenair, in duo's of door deelnemers iets op te laten schrijven. Kies een vraag die past bij de sfeer, jouw manier van werken en het doel van de sessie.

Voorbeeld vragen om je sessie goed af te ronden

• Welk woord, symbool of beeld geef jij aan deze sessie? Laat deelnemers dit uitbeelden met een tekening of met plaatjes uit tijdschriften.

• Vaak worden de resultaten van een sessie pas enkele dagen later uitgewerkt of worden er keuzes gemaakt. Welke gedachte of welk idee mag volgens jou absoluut niet verloren gaan? Laat iedere deelnemer slechts één idee noemen.

• Welk advies zou jij willen meegeven aan degene die met de uitkomsten van deze sessie verder gaat? Formuleer het in maximaal twintig woorden. Juist die beperking helpt mensen om tot de kern te komen.

• Doe een gedachte-experiment. Je bent straks thuis of morgen weer op je werk. Wat vertel je over deze sessie?

• Maak het wat symbolischer en deel gouden kaartjes uit. Laat iedereen daarop het 'gouden idee' van de sessie schrijven en geef deze kaartjes mee aan degene die met de uitkomsten verder gaat.

• Haak aan bij een werkvorm die je eerder tijdens de sessie hebt gebruikt. Heb je deelnemers bijvoorbeeld vanuit het perspectief van de klant laten denken? Laat die denkbeeldige klant dan nog één keer aanschuiven en vraag iedere deelnemer welke boodschap hij of zij aan die klant wil meegeven naar aanleiding van de sessie.
  

Geef ruimte aan nabranders

Je kunt deelnemers ook uitnodigen om nabranders na de sessie alsnog te delen. Bijvoorbeeld met een ansichtkaart voorzien van een postzegel en het adres van degene die de resultaten verder uitwerkt. Of open een e-mailadres met een passende, uitnodigende naam waar ideeën nog naartoe gestuurd kunnen worden.

Een goede afsluiting maakt het verschil

Door bewust aandacht te besteden aan de afronding en iedereen nog één keer de gelegenheid te geven iets mee te geven, werk je verbindend. Mensen voelen zich gehoord, raken meer betrokken bij de uitkomsten en je haalt vaak nog net die ene waardevolle aanvulling op die anders verloren was gegaan. Dat komt niet alleen de sfeer en het groepsproces ten goede, maar ook de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat.

Deze blog is een bewerkte versie van een artikel dat eerder verscheen op de website van Intermediair.