©2019 by Moondance B.V.

  • Barbara de Lange

Met energie terugkoppelen resultaten subgroepjes

Bijgewerkt: 21 mei 2019

“En dan gaan we nu over naar het volgende groepje. Mag ik nog even jullie aandacht?” De brainstormleider doet zijn best de aandacht van de zaal vast te houden. Dat is lastig, er klinkt steeds meer geroezemoes. Ik neem deel aan een bijeenkomst over innovatie in een specifieke branche. In subgroepjes hebben we energiek en creatief gebrainstormd over het onderwerp. We zijn nu terug in de plenaire zaal om de uitkomsten met elkaar te delen. Er zijn vijf groepjes die achtereenvolgens hun uitkomsten zullen vertellen. Het eerste groepje is lang van stof, je voelt de energie wegtrekken uit de zaal. Het tweede groepje dat aan de beurt is, neemt ook alle ruimte. Het is vervolgens voor iedereen lastig om goed aandacht te hebben voor de groepjes die nog volgen.


Als ik brainstormsessies leid, ervaar ik de plenaire terugkoppeling als een moment waarin ik zelf echt focus moet hebben. Deelnemers komen vaak terug met uiteenlopende leuke en goede ideeën. Je wilt hier recht aan doen. Tegelijkertijd merk je soms ook dat men moe is van het intensief brainstormen. Ook het repeterende karakter van de groepspresentaties kan vermoeiend zijn. Het is echter wel van belang om aandacht te hebben voor de uitkomsten van alle groepjes. Daarin schuilt namelijk de oogst van de sessie, waardoor je serieuze vervolgstappen kunt zetten. De kracht van een goede brainstormsessie zit ‘m immers in de juiste balans tussen inspiratie en focus.


Hierbij een aantal tips hoe je plenair energievolle aandacht van de zaal houdt:

  • Het begint al bij het indelen van de groepjes zelf. Hoe groot maak je de groepen? Je moet een goede balans vinden tussen ‘niet te groot, zodat iedereen in het groepje mee kan doen’ en ‘niet te klein zodat je niet te veel groepjes krijgt die moeten presenteren’. Denk hier van tevoren goed over na. Weeg een en ander af.

  • Indien je twee tot vijf groepjes hebt die moeten presenteren, kun je het vrij ‘klassiek’ houden: je vraagt elk groepje de beste ideeën te presenteren. Als je meer dan vijf groepjes hebt, vraag dan ieder groepje een kaart enin te leveren met daarop de belangrijkste uitkomsten. (Bijvoorbeeld drie kaarten voor de top 3 van ideeën.) Zorg dat je een kleine pauze creëert waarin je zelf deze kaarten bekijkt en wat groepeert (vaak liggen ideeën in het verlengde van elkaar, zijn ze te koppelen of hebben ze overlap). Je kunt deze kaarten ook snel doornemen met een collega of een opdrachtgever. Vervolgens bespreek je plenair de opvallendste / beste ideeën. De betreffende groepjes kunnen dan vanuit de zaal aanvullen. Ook kunnen zij nog een idee benoemen dat je zelf niet hebt aangehaald. Voordeel is dat meerdere groepjes tegelijk betrokken zijn. Ook kun je het energieniveau zo goed in de gaten houden. Immers, jij bent zelf aan het woord en kunt dus makkelijk overgaan naar een ander idee. Laat eventueel iemand anders de ideeën die besproken worden op een flipover schrijven. Zo schep je overzicht.

  • Als je de groepjes zelf laat presenteren (tot ca. vijf groepjes), zorg dan dat je een heldere presentatievraag stelt als de subgroepjes nog bezig zijn met het brainstormen. Vraag hen bijvoorbeeld tien minuten voor tijd hun beste idee op te schrijven met een uitwerking in drie bullets. Of je vraagt hen een ‘elevator pitch’ voor te bereiden: in één minuut (‘de tijd die je hebt als je bij wijze van spreken de lift naar de bovenste verdieping neemt’) vertel je straks plenair waar je idee uit bestaat. Maak je geen zorgen dat ‘de tijd te kort is’. Want zodra alle groepjes hebben gepresenteerd, kunnen jullie alsnog terug naar een idee van een bepaald groepje. Leg dit eventueel tussendoor uit. Zorg dat je de uitkomsten van de verschillende groepjes neerzet (flipover) of ophangt (muur), dan kun je makkelijk ideeën verbinden of kun je eenvoudiger keuzes maken uit de ideeën.

  • Je kunt ook een ‘ideeënwand’ maken. Je bespreekt de uitkomsten van de groepjes niet plenair, maar elk groepje moet zijn (beste) ideeën ophangen. Iedereen loopt langs en geeft aan (met stickertjes) wat hem / haar aanspreekt. Plenair bespreek je de ideeën die de meeste stickers hebben gekregen. Het voordeel hiervan is dat je de groepjes dwingt de ideeën duidelijk te omschrijven. Dat is ook meteen het nadeel: soms hebben ideeën meer context of uitleg nodig om ze goed te begrijpen. Als men ze presenteert, krijgen de ideeën vaak meer gestalte (door het groepje zelf of door de reactie uit de zaal).

  • Werk met een pauze. Zorg daarin voor iets lekkers, dat geeft ook nieuwe energie.

  • Als de plenaire groep niet te groot is: ga staan. Zet de flipovers met ideeën in de ruimte. Doe de plenaire bespreking steeds bij de flipover van het specifieke groepje. Op die manier zorg je elke keer voor verandering van de context en zorg je voor een actievere houding.

Los van de vorm die je kiest voor het plenair terugkoppelen, is het belangrijkste dat je er zelf bewust van bent dat dit onderdeel focus van je vraagt als brainstormleider. Durf te improviseren als je voelt dat de juiste aandachtspanne niet aanwezig is.


Dit artikel verscheen eerder op de website van Intermediair.

13 keer bekeken