“Dan komt nu de volgende opdracht: kies in vier minuten zes ideeën uit en verbind ze tot één idee. Maak vervolgens een tekening die dit geheel symboliseert.” Brainstormleider Sander loopt door naar de volgende subgroep en laat ons groepje in verwarring achter. We waren nog bezig met een discussie over hoe de vorige opdracht uitgevoerd moest worden. En nu komt de volgende opdracht al.
Ik neem deel aan een brainstormsessie waarin we een MKB-ondernemer helpen een eerste conceptidee verder te ontwikkelen. Iedereen heeft er zin in en wil graag meedenken. De brainstormleider is een professional en heeft het goed voorbereid. Alle voorwaarden zijn er dus. Maar hij vergeet één essentieel aspect: feeling houden met wat er in de groep gebeurt. Het lijkt of hij de verwarring binnen ons groepje niet opmerkt. Of misschien gelooft hij zozeer in zijn opzet dat hij het expres negeert. Ik vind dat zonde, het doet geen recht aan de bijdrage van de deelnemers. Ik ben er van overtuigd dat er veel meer resultaat uit een brainstormsessie te halen valt als je beter kijkt en reageert op de dynamiek van de groep.
Mijn belangrijkste tip is dan ook: durf los te laten en neem de groep als uitgangspunt. Stem je vragen en opdrachten telkens af op de groep. Maar om te kunnen loslaten, is de voorbereiding essentieel. In de voorbereiding probeer ik mij voor te stellen hoe de flow van de brainstormsessie zou kunnen zijn. Daar anticipeer ik dan al een beetje op door het bedenken van passende opdrachten. Ook houd ik wat reserveopdrachten achter de hand. Ik maak een tijdschema, met daarop hoe de sessie mogelijk zou kunnen verlopen. Ik start de sessie zoals ik in de opzet bedacht heb, maar houd vooral mijn aandacht goed bij het oorspronkelijk doel én de groep. Daar waar nodig laat ik de opzet los, laat ik opdrachten langer of korter duren, sla een opdracht over of bedenk ter plekke nieuwe brainstormvragen. Dat kan ik, omdat ik weet dat ik altijd terug kan vallen op de opzet.
Vind je het moeilijk om tijdens de sessie de opzet los te laten? Plan dan bewust enige tijd (bijvoorbeeld een kwartiertje) ‘lege ruimte’ in in je opzet. Daarmee dwing je jezelf om te improviseren. Je kunt ook één deelnemer vragen om je steeds (1-op-1) tussentijds feedback te geven: of het allemaal duidelijk is, of hij / zij het idee heeft dat er goed gebruik wordt gemaakt van ieders kracht en creativiteit. Let op dat hij / zij dat alleen met jouw communiceert. Een plenaire discussie over de aanpak van de brainstormsessie is juist killing voor een goede positieve flow van de sessie.
Kortom, met een goede voorbereiding kun je je juist helemaal concentreren op de dynamiek en flow van de sessie zelf. Voorbereiding is in dit geval de basis voor improvisatie.
Dit artikel verscheen eerder op de website van Intermediair.