• Barbara de Lange

Brainstormen met relaties of stakeholders



‘We zullen meer gezamenlijk moeten optrekken met onze verschillende stakeholders.’ Dergelijke opmerkingen: je hoort ze steeds meer. Regelmatig word ik dan ook gevraagd om een brainstormsessie met relaties of stakeholders te begeleiden. Dat vraagt om een andere aanpak dan een brainstormsessie met teams of groepen uit organisaties zelf.

Met relaties en stakeholders heb je vaak te maken met belangen die al dan niet worden uitgesproken. Daarnaast treffen sommige deelnemers elkaar ook bij andere bijeenkomsten, zoals vergaderingen. Bij dergelijke bijeenkomsten is men veelal gewend standpunten uit te wisselen. Bij een brainstormsessie wil je daarentegen juist een gevoel van gezamenlijkheid en openheid creëren. Dan wil je geen debat, waarbij tegenstellingen centraal staan. Een andere benadering is dus vereist: je zult aan een sfeer moeten werken die recht doet aan bestaande verhoudingen, maar die tegelijkertijd laat zien dat het om een sessie gaat die anders is dan men gewend is en anderen doelen beoogt.


Hierbij enkele tips:

  • Zorg dat de reguliere voorzitter het welkomstwoord doet. Spreek met hem of haar af dat hij of zij het stokje aan jou overdraagt. Benadruk zelf nog een keer dat degene die het welkomstwoord deed, vandaag ‘gewoon’ deelnemer is. Laat dat ook tijdens de sessie merken door je manier van vragen stellen aan hem of haar.

  • Doe een voorstelrondje en stel naast ‘naam en functie’ een ‘leuke vraag’. Het gaat om een vraag waarbij je al meteen je intuïtie (belangrijk voor een brainstorm) moet gebruiken, maar die tegelijkertijd niet té persoonlijk is. (Dat is een setting met stakeholders niet altijd meteen gepast.) Vraag bijvoorbeeld: wie is voor jou / u een inspirerend persoon?

  • Als je een wat grotere sessie begeleidt en het werken met subgroepjes is vereist, verzin dan een leuke voorstelvraag waardoor mensen binnen de groepjes al wat warmlopen voor het onderwerp. Stel, het gaat om een sessie waarbij een winkeliersvereniging samen met een aantal gemeenteambtenaren wat meer willen optrekken. Laat dan de deelnemers bij het voorstelrondje eens wat vertellen over wat ze mooi of leuk vinden aan hun gemeente. Laat hen dat op een vel papier in steekwoorden omschrijven of met symbolen uitbeelden (één vel per groep). Hang deze vellen op en laat ieder groepje hun bevindingen kort toelichten. Op die manier creëer je een gedeeld positief gevoel en laat je mensen meteen in de intuïtieve modus komen.

  • Indien je te maken hebt met stakeholders met echt verschillende en soms tegenovergestelde belangen, besteed hier dan specifiek aandacht aan. Dat kun je doen door een ‘zorgenhalfuurtje’ in te bouwen: een half uur lang mag je je zorgen uitspreken over wat er tot dan toe bedacht is. Leg vervolgens de brainstormideeën langs dit zorgenlijstje: wat moet er aangepast worden om de zorgen weg te nemen? Of verzin met elkaar nieuwe ideeën.

  • Een wat positiever insteek is om eerst met elkaar te bekijken wat het gezamenlijke belang is. Schets aan de hand daarvan met elkaar een gewenst toekomstbeeld. Laat vervolgens mensen in een korte ronde uitleggen wat volgens hen deze gewenste toekomst in de weg staat. Maak daar aansluitend een lijstje van. Ga vervolgens brainstormen over hoe je de gewenste situatie kunt bereiken en pak halverwege het lijstje met belemmeringen erbij: welke ideeën nemen de belemmeringen weg?

  • Bij zowel de insteek met het toekomstbeeld als het ‘zorgenhalfuurtje’ is het van belang deze negatieve gedachten in de tijd in te kaderen. Op deze manier doe je recht aan de belemmeringen maar houd je ook goed in de hand waar de brainstormsessie voor bedoeld is: met elkaar in een positieve sfeer ideeën bedenken en / of tot oplossingen komen.

  • Vaak is het bij dit soort brainstormsessies nog belangrijker dan bij reguliere brainstormsessies om naar een goede afronding toe te werken. Je wilt dat de deelnemers zien hoe zinvol het is om op deze manier met elkaar te brainstormen. Maar ook heel praktisch: het is vaak moeilijk om snel opnieuw samen te komen.

Kortom, ook bij een brainstormsessie met stakeholders en relaties is het van belang dat je zowel aandacht geeft aan de inspiratie als aan de focus. Bij dergelijke sessies start je wellicht minder frivool dan je normaliter zou doen. Je geeft daarnaast meer aandacht aan belemmeringen en belangen. Mijn ervaring is dat als je met die zaken rekeningen houdt, er juist veel ruimte ontstaat om vanuit intuïtie in een positieve sfeer, effectief te brainstormen.


Dit artikel is eerder verschenen op de website van Intermediair.

©2019 by Moondance B.V.